Felix als Projekt-Teilnehmer – So funktioniert die smarte Baupost

Das Problem: Projektinfos stecken in E-Mails fest

Viele projektrelevante Informationen kommen per E-Mail: Liefertermine, Mängelanzeigen, Nachtrag-Anfragen, Subunternehmer-Rückmeldungen. Das Problem ist nicht, dass diese Mails niemand liest – das Problem ist, dass die darin enthaltenen Informationen im Postfach des Empfängers bleiben.

Der Polier weiß von der Lieferverzögerung. Der Bauleiter im Büro nicht. Die Mängelanzeige liegt als PDF im Posteingang, aber nicht als strukturierter Eintrag im Projekt. Der Nachtrag wurde per Mail bestätigt, im System ist er noch nicht angelegt.

Das Kernproblem: Relevante Informationen müssen manuell aus Mails in das Projektsystem übertragen werden – das kostet Zeit und passiert im Alltag oft nicht konsequent.

Felix löst genau das: Er extrahiert die relevanten Daten aus weitergeleiteten Mails und legt sie strukturiert im Projekt ab – damit alle Projektbeteiligten denselben Informationsstand haben.

Wie Felix funktioniert – das CC-Prinzip

Felix bekommt eine eigene, dedizierte Mailbox – zum Beispiel felix@deinefirma.de. Dein persönlicher Posteingang bleibt unberührt. Du entscheidest selbst, welche Mails Felix sieht.

So einfach geht es:

• Du erhältst eine Mail vom Lieferanten über eine Verzögerung → du leitest sie an Felix weiter oder setzt ihn in CC
• Felix ist von Anfang an im CC eines Projekt-Threads → er begleitet die Kommunikation passiv mit
• Das Büro leitet Mängelanzeigen direkt an felix@deinefirma.de weiter

Kein Zugriff auf deinen persönlichen Posteingang. Keine versteckte Überwachung. Felix sieht nur, was du ihm explizit schickst.

Was Felix mit weitergeleiteten Mails macht

Felix analysiert jede Mail die er erhält und erkennt automatisch was relevant ist:

Lieferverzögerung? → Felix erstellt eine Aufgabe im Projekt, informiert den Polier per WhatsApp, aktualisiert die Gantt-Grafik.

Mängelanzeige vom Auftraggeber? → Felix liest die PDF oder die Mail-Beschreibung, erstellt einen Mangel-Eintrag mit Fotos (wenn angehängt) und ordnet ihn dem richtigen Projekt zu.

Nachtrag-Anfrage? → Felix erfasst die Nachtrag-Details (Umfang, Begründung, Kosten falls angegeben), legt sie im Projekt an und benachrichtigt die Geschäftsführung.

Anhänge (Lieferscheine, Baufotos, Lieferlisten)? → Felix speichert sie automatisch im Projekt-Tagebuch oder beim jeweiligen Mangel/Nachtrag.

So siehst du das im Portal

Im Dashboard siehst du einen neuen Bereich: „Felix-Vorschläge”. Dort listet Felix alle Erkennungen aus eingehenden Mails auf:

• „Lieferverzögerung erkannt: Stahl-Träger. Neuer Termin 22. Mai. Aufgabe anlegen?”
• „Mängelanzeige erkannt: Verputz-Fehler im 3. OG. Mangel anlegen?”
• „Nachtrag erkannt: 8h Zusatz-Fassadenarbeiten, ca. 2.400 €. Nachtrag-Ticket anlegen?”

Du siehst eine Vorschau der Original-Mail. Keine Blackbox – du behältst 100% Kontrolle. Ein Klick auf „Bestätigen” – der Vorschlag wird umgewandelt in einen echten Mangel/Nachtrag/Aufgabe. Ein Klick auf „Ignorieren” – die Mail war ein false-positive (passiert, ist OK).

Dein Team arbeitet danach mit den echten Einträgen im Dashboard. Keine Daten-Duplizierung, keine manuellen Überträge.

Keine Blackbox – du behältst die Kontrolle

Felix schlägt vor, du entscheidest.

• Kein Zugriff auf persönliche Postfächer – Felix sieht nur was du ihm explizit weiterleitest oder in CC setzt
• DSGVO by Design: Felix hat eine eigene dedizierte Mailbox, kein OAuth-Zugriff auf deinen Posteingang
• Jede Erkennung ist nachvollziehbar – Original-Mail hängt im Projekt an
• EU-Server: keine Daten in Drittländern, keine externen KI-APIs für sensible Inhalte

Felix ist dein Assistent, nicht dein Ersatz. Die letzte Entscheidung triffst du.

Was du dafür brauchst

Das Felix E-Mail-Analyse Add-on ist eigenständig buchbar – keine weiteren Add-ons erforderlich. Felix nutzt eine eigene dedizierte Mailbox (z. B. felix@deinefirma.de) mit einer Application Access Policy in Microsoft 365. Kein OAuth-Zugriff auf persönliche Posteingänge.

Verfügbarkeit & Preis

Das Felix E-Mail-Analyse Add-on startet Mitte 2026 in der Beta-Phase. Pilot-Kunden können es früher testen.

Preis und Konditionen besprechen wir individuell – je nach Betriebsgröße und Nutzung.

Auf die Warteliste →

Alle Details findest du auf der Add-ons-Seite.

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TL;DR: Dein Postfach ist zu wichtig um manuell zu verwalten. Leite projektbezogene Mails einfach per CC an Felix weiter – er analysiert, ordnet zu und die Info ist dort wo sie hingehört: im BauAgent-Dashboard. Kein Zugriff auf deinen persönlichen Posteingang.