Kalender-Sync für die Baustelle – Warum Office 365 & Baudokumentation zusammengehören

Das Problem: Termine zersplittert über drei Tools

Stell dir einen typischen Montag vor:

Der Bauleiter schaut ins BauAgent-Dashboard und sieht: „Abnahme Rohbau ist am 4. Mai geplant.” Das tippen, ist es, in Outlook auch noch rein – damit er selbst Bescheid weiß. Der Polier bekommt die Info per WhatsApp. Der Architekt sitzt im Homeoffice und fragt nach, ob er sich den Termin schon in seinen Google Calendar eintragen kann.

Der Architekt muss die Behinderungsanzeige – weil die Kran-Lieferung sich verschoben hat – von Hand als PDF runterladen, sie in Outlook anhängen und eine E-Mail schreiben.

Die Chefin will vom Büro aus per E-Mail ein Bedenkenanzeige-Formular an den GU schicken, öffnet aber BauAgent.ai, dreht sich um und fragt die Sekretärin: „Kannst du das runterladen und mailen?”

Ergebnis: Drei Tools für eine Aufgabe. Informationen dupliziert. Fehleranfälligkeit überall.

Das Kalender & Mail Add-on behebt genau das.

Was sich mit dem Add-on ändert

Termine automatisch synchro

Du legst einen Abnahmetermin oder eine Behinderungszeit im BauAgent-Dashboard an. Ein Klick auf „In Kalender sync” – und dieser Termin erscheint:

• Im persönlichen Outlook-Kalender des Bauteam-Mitarbeiters
• Im gemeinsamen Projekt-Kalender (wenn dein Team einen nutzt)
• Optional im Google Calendar (wenn dein Betrieb auf Google Workspace läuft)

Die Kontaktdaten des Standorts sind schon drin – die Adresse, der Projektnummer. Ein Klick im Kalender öffnet direkt den BauAgent-Termin-Details. Keine manuellen Einträge mehr. Keine Abweichungen zwischen Kalender und Dashboard.

Dokumente direkt versenden

Die Behinderungsanzeige ist fertig. Auf den Button „An Auftraggeber mailen” geklickt. Das Add-on:

• Nimmt die PDF (Behinderungsanzeige, Nachtragspaket, Bedenkenanzeige – egal)
• Nutzt die Kontaktdaten aus deinem Betrieb (Logo, Name, Unterschrift)
• Versendet die Mail mit deinem Outlook-Account

Kein Umweg über Sekretariat. Keine Export-PDF extra speichern. Die Mail ist raus – und im Outlook-Verlauf archiviert.

Die Kopien (Auftraggeber, GU, Bauherr) werden automatisch mitversendet, wenn du das so konfiguriert hast.

Felix per WhatsApp delegieren

„Felix, schreib die Behinderungsanzeige vom 12. April an Meier Bau.”

Felix liest die Anweisung, holt die richtige Behinderungsanzeige aus dem Portal, lädt die PDF, versendet sie – und bestätigt dir per WhatsApp: „Behinderungsanzeige Projekt Schmid an Meier Bau versendet. Beleg hängt im Portal.”

Für Bauleiter mit mehreren Projekten und voller Agenda: Game-Changer.

Wer braucht das wirklich?

Der Bauleiter mit 5+ Baustellen: Zu viele Termine, zu viele Mails zu schreiben, zu viele Termine die in den Tools nicht synchron sind. Das Add-on reduziert tägliche Ablage-Arbeit um die Hälfte.

Das Büro / die Sekretärin: Übernimmt E-Mail-Versand für die Bauleiter. Will nicht zwischen BauAgent und Outlook switchen. Mit dem Add-on: Ein Portal, alle Mails raus, archiviert, erledigt.

Der Geschäftsführer: Will Dokumentation und Versand per WhatsApp-Befehl delegieren. „Schreib die Nachtragspaket-Mail jetzt raus” – ohne Umstieg ins Portal. Die Mail kommt von ihm, nicht vom Assistenten.

DSGVO & Sicherheit

Vollständig DSGVO-konform:

• EU-Server – keine Daten in Drittländern
• Die Mail-Verbindung nutzt nur die Daten die nötig sind (Adressaten, Betriebsadresse, Dokumenten-Link)
• Alle Mails werden im Outlook-Konto archiviert – nicht nochmal auf unserem Server
• Office 365 / Google Workspace bleiben Eigentümer deiner Daten

OAuth2-Auth: Wir fragen nie nach deinem Passwort. Dein Outlook oder Google Account wird über einen sicheren Token verbunden – du kannst das Zugriff jederzeit widerrufen.

Verfügbarkeit & Konditionen

Das Kalender & Mail Add-on ist ab Juni 2026 verfügbar. Pilot-Kunden testen es früher.

Konditionen besprechen wir individuell – je nach Betriebsgröße und Anzahl Dashboard-User.

Auf die Warteliste →

Bonus: Email-Analyse mit Felix

Wer das Kalender & Mail Add-on nutzt, kann auch das Felix E-Mail-Analyse Add-on freischalten.

Das heißt: Felix liest nicht nur ausgehende E-Mails (RFQ, Behinderungen, Nachträge), sondern auch eingehende E-Mails. Der Lieferant antwortet auf die Behinderungsanzeige? Felix erkennt das automatisch und erstellt dir ein Update-Ticket im Projekt.

Der GU-Planer schickt eine Planänderung per Mail? Felix extrahiert die neuen Termine und aktualisiert die Gantt-Grafik.

Das ist der nächste Schritt – kommt im Q3 2026.

Bis dahin: Warteliste.